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Creación de Plan de Recursos

admin — Sat, 14 Feb 2009 18:15:39 +0000

Todos tenemos jefes. Algunos, los más afortunados sólo uno, aunque lo normal son dos si nuestra empresa tiene organización matricial. Los Jefes de Proyecto no son una excepción, pero sus líneas de reporte y dependencias suelen ser algo más complejas ya que deben rendir cuentas de sus acciones no sólo a su jefe inmediato sino también a los responsables de la Oficina de Proyecto (PMO), Patrocinadores u comités de dirección y seguimiento.

Al concedércele un nuevo proyecto al Project Manager, éste se encuentra con un dilema – ¿a quién pedir recursos para el proyecto?

La resolución de este dilema tiene facetas burocráticas y políticas, es decir, por un lado preparar una Estructura de Descomposición de Recursos (RBS) y Plan de Recursos y por el otro negociar su disponibilidad e involucración con sus line managers y otros Jefes de Proyecto, respetando el complejo entramado de dependencias políticas que puedan existir.

La RBS principalmente sirve para hacernos una idea clara de qué tipo de recursos necesitamos y qué departamentos nos los pueden facilitar, mientras que el Plan de Recursos nos dará todos los datos reales de recursos para que podamos asignar por cada tarea a personas específicas encargadas de llevarla a cabo.

Teniendo claro el alcance del proyecto y cuales son los paquetes de trabajo (EDT), podemos ir creando una lista de recursos genéricos (Analistas, Consultores, DBA, etc) que agruparemos por departamentos (Programación, Consultoría, Tratamiento de Datos, etc.). Dentro del plan de proyecto a cada tarea le asignamos uno o varios recursos genéricos lo que ofrecerá una visión inicial del esfuerzo, plazos, así como nos da una idea aproximada sobre el número de recursos por perfil que podamos necesitar (en función de sobreasignación).

Con el RBS y el Plan de Proyecto se conciertan entrevistas con Line Managers para llegar a compromisos de dedicación.

Alcanzados estos compromisos, tenemos nombres de recursos, fechas de disponibilidad, sus horarios, ubicaciones, costes asociados (desplazamientos, costos por uso, etc.) y también conocemos su número. Al sustituir los recursos genéricos por reales obtenemos un plan de proyecto real, con su camino crítico, recurso tambor en función del cual nos deberemos organizar y fechas.

Proyectos grandes requieren que cada uno de estos pasos genere documentos formales, sin embargo en caso de esfuerzos medianos tener un Microsoft Project Plan con asignación de recursos y revisado con Line Managers sería suficiente.

Entorno mínimo de Gestión de Proyectos

admin — Fri, 16 Jan 2009 17:28:13 +0000

Hace algún tiempo tuve la oportunidad de empezar un nuevo proyecto en un entorno sin formales herramientas de Project Management.

Concretamente siempre busco que toda la solución MS Office Enterprise Project Management (EPM 2007) estuviera disponible para poder planificar con tranquilidad, monitorizar y controlar costes y fechas del proyecto comparando esfuerzo planificado con trabajo real y almacenar documentos en un repositorio centralizado, donde estuvieran disponibles para acceso remoto a través de SharePoint.

Los programas diseñados por Critical Tools tales como WBS Chart Pro y Pert Chart Expert resultan tremendamente útiles, aunque no son imprescindibles. El primer programa se integra a la perfección con MS Project Professional y permite construir de forma gráfica una WBS (Estructura de Descomposición de Trabajo).

A continuación, exportando el resultado a Pert Chart Expert, los paquetes de trabajo se secuencian estableciendo dependencias y se organizan de manera gráfica para facilitar una vista sencilla de la planificación en base a una línea temporal. El resultado es parecido al diagrama de red de MS Project Professional aunque resulta más claro y sobre todo útil. Toda la planificación realizada se puede almacenar como un solo fichero MPP a partir del cual los dos diagramas pueden ser accedidos con un clic.

De todas estas herramientas como mínimo es necesario tener una solución para planificar, basta con MS Project Professional, una solución para gestión de versiones y configuración similar a Subversión (OpenSource) o Surround SCM (comercial).

Ejemplo Realización EDT con EPM 2007 y WBS Chart Pro

ervin — Thu, 18 Sep 2008 16:04:00 +0000

La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) es una descomposición jerárquica del trabajo orientada a entregables. El documento define todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para lograr los objetivos del proyecto.

La EDT subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajo más pequeñas y fáciles de manejar, donde cada nivel descendente de la EDT representa una definición cada vez más detallada del trabajo del proyecto. Cuanto más detallada más niveles tiene la EDT.

Los componentes de la EDT a nivel más bajo son los paquetes de trabajo. Éstos pueden ser estimados, programados y supervisados individualmente. Si conocemos el trabajo, coste y el responsable de cada paquete, podemos hacer un agregado de abajo-arriba que nos daría una visibilidad realista del alcance del mismo.

Las EDTs se crean en sesiones de trabajo en las que participan expertos en materia que pueden con la dirección del Project Manager dividir el entregable en paquetes de trabajo. A continuación, como ejemplo, vamos a crear una EDT de nivel 2 de un proyecto de construcción de una Estación de Bombeo para el transporte de crudo de Mendoza (Argentina) a una destilería.

La WBS se puede crear directamente desde Microsoft Project o desde cualquier herramienta especializada. En nuestro caso voy a utilizar WBS Chart Pro integrado en Microsoft Project.

Abrimos Microsoft Project y nos autentificamos contra el Project Server.
Definimos la fecha Inicio del Proyecto y lo guardamos con título “Edificio Auxiliar”.
Arrancamos WBS Chart Pro donde empezamos a definir paquetes de trabajo y subdividirlos desde más genéricos hasta llegar a paquetes más concretos.
El proyecto a nivel 1 tiene los siguientes paquetes que iremos desglosando: a. Gestión de Proyectos b. Tramitaciones y Autorizaciones c. Ingeniería d. Compras e. Construcción f. Montaje g. Pruebas y PEM
Ahora desglosemos cada uno de las tareas de resumen:
- a. Gestión de Proyectos
  - i. Dirección de Proyectos
  - ii. Supervisión
  - iii. Contratación Bienes y Servicios
- b. Tramitaciones y Autorizaciones
  - i. Tramitaciones con Administración
  - ii. Licencias y autorizaciones
- c. Ingeniería
  - i. Ingeniería básica
  - ii. Ingeniería detalle
- d. Compras
  - i. Equipos principales
  - ii. Equipos auxiliares
  - iii. Otros equipamientos
- e. Construcción
  - i. Obra Civil
  - ii. Edificio Principal
- f. Montaje
  - i. Montaje Equipos Principales
  - ii. Montaje Balance of Plant (BOP)
- g. Pruebas y PEM
  - i. Pruebas mecánicas
  - ii. Pruebas eléctricas
  - iii. Interconexión y PEM
En este momento pulsamos el botón de pasar los paquetes de trabajo a MS Project y observamos que ya tenemos la lista de tareas, es decir EDT de 2º nivel lista y preparada para introducir: duraciones, dependencias, asignaciones y trabajo.

Work Breakdown Structure (WBS)

ervin — Thu, 05 Jul 2007 08:10:00 +0000

La WBS también llamada en español EDT (Estructura de Descomposición del Trabajo) puede ser organizada estructuralmente de diferentes maneras. La forma más lógica IMHO es hacerlo es empezar con datos de programa, proyectos, fases, agrupaciones de cuentas de control y a continuación paquetes de trabajo hasta representar todo el trabajo y solo el trabajo necesario para conseguir el objetivo del proyecto/programa. Por ejemplo si tenemos un proyecto con el fin de realizar un estudio de viabilidad la plantilla de WBS o Gantt en MS Project podría ser la siguiente:

[Código de Proyecto] {Sumario Breve} (Versión "x") <– Nivel 1 – Sumario proyecto/programa
- Preparación <– Nivel 2 – Fase – Tareas preliminares necesarias para poder empezar la siguiente fase.
  - Paquete de trabajo 1 <– Nivel 3 – Paquete de trabajo.
  - …
- Ejecución <– Nivel 2 – Fase – Tareas de la fase de ejecución o desarrollo.
  - …
- Project Management <– Nivel 2 – Fase – Tareas de gestión de proyecto y de configuración.
  - …
- Reservas y Buffers <– Nivel 2 – Agrupación de cuentas de control necesarias para uso de TOC (Theory of Constraints de Goldratt).
  - …
- Hitos <– Nivel 2 – Hitos del proyecto agrupados