Creación de Plan de Recursos
Todos tenemos jefes. Algunos, los más afortunados sólo uno, aunque lo normal son dos si nuestra empresa tiene organización matricial. Los Jefes de Proyecto no son una excepción, pero sus líneas de reporte y dependencias suelen ser algo más complejas ya que deben rendir cuentas de sus acciones no sólo a su jefe inmediato sino también a los responsables de la Oficina de Proyecto (PMO), Patrocinadores u comités de dirección y seguimiento.
Al concedércele un nuevo proyecto al Project Manager, éste se encuentra con un dilema – ¿a quién pedir recursos para el proyecto?
La resolución de este dilema tiene facetas burocráticas y políticas, es decir, por un lado preparar una Estructura de Descomposición de Recursos (RBS) y Plan de Recursos y por el otro negociar su disponibilidad e involucración con sus line managers y otros Jefes de Proyecto, respetando el complejo entramado de dependencias políticas que puedan existir.
La RBS principalmente sirve para hacernos una idea clara de qué tipo de recursos necesitamos y qué departamentos nos los pueden facilitar, mientras que el Plan de Recursos nos dará todos los datos reales de recursos para que podamos asignar por cada tarea a personas específicas encargadas de llevarla a cabo.
Teniendo claro el alcance del proyecto y cuales son los paquetes de trabajo (EDT), podemos ir creando una lista de recursos genéricos (Analistas, Consultores, DBA, etc) que agruparemos por departamentos (Programación, Consultoría, Tratamiento de Datos, etc.). Dentro del plan de proyecto a cada tarea le asignamos uno o varios recursos genéricos lo que ofrecerá una visión inicial del esfuerzo, plazos, así como nos da una idea aproximada sobre el número de recursos por perfil que podamos necesitar (en función de sobreasignación).
Con el RBS y el Plan de Proyecto se conciertan entrevistas con Line Managers para llegar a compromisos de dedicación.
Alcanzados estos compromisos, tenemos nombres de recursos, fechas de disponibilidad, sus horarios, ubicaciones, costes asociados (desplazamientos, costos por uso, etc.) y también conocemos su número. Al sustituir los recursos genéricos por reales obtenemos un plan de proyecto real, con su camino crítico, recurso tambor en función del cual nos deberemos organizar y fechas.
Proyectos grandes requieren que cada uno de estos pasos genere documentos formales, sin embargo en caso de esfuerzos medianos tener un Microsoft Project Plan con asignación de recursos y revisado con Line Managers sería suficiente.
