Ya tenemos el MPP con la información de nuestro equipo. Este "pool de recursos" ya puede ser accedido desde otros ficheros MS Project. El archivo MPP con datos de nuestro equipo debe estar disponible a través de la red ya que los ficheros de planes de proyecto A, B y C necesitarán acceder a los datos que contiene. Si estamos en una red local, el pool puede ser publicado en una carpeta compartida con permisos de lectura y escritura. Según los datos anteriores ya podemos crear planes de proyecto a través de MS Project Professional para cada una de nuestras iniciativas. Al tener todas las tareas introducidas y sequenciadas en lugar de añadir equipo al plan en sí debemos pedirle al MS Project que use los recursos compartidos del pool. Eso se hace desde el menú "Tools" – "Resources Sharing" – "Share Resources". Y en la caja "Share Resources" y marcamos la opción "Use Resources". Es importante saber que los dos ficheros deben estar abiertos – el Plan y el Pool.

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En caso de disponer de MS Project Server, a través de su funcionalidad de pool de recursos ofrece toda la información necesaria para nivelar la involucración de personal en proyectos por defecto. En la segunda entrega de la serie "Gestión de conjuntos de proyectos – programas" me refería al uso de la aplicación MS Project Professional, sin usar MS Project Server. Vamos a examinar paso a paso como conseguir controlar un programa de proyectos con ficheros MPP. Para el escenario consideraremos un programa con 3 proyectos A, B y C. Tenemos un equipo de 5 trabajadores: Antonio, Ana, Juan, Juliana y Pepe. Así pues tendremos 1 archivo MPP con los datos de nuestros recursos. Este fichero será considerado como pool de recursos, allí añadiremos los nombres, departamentos, funciones, precios por hora normales, costos extra u otros datos adicionales del personal. Si estamos en un entorno con Active Directory o LDAP podremos importar estos datos a MS Project. Cuando hayamos terminados de añadir los datos de recursos debemos convertir el MPP típico en un fichero ‘resource pool’. Se hace desde el menu "Tools" (Herramientas) – "Resource Sharing" (Recursos compartidos) en el menu "Share Resources" (Compartir recursos) con opción "Use own resources" (Usar recursos propios).

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El PMO al gestionar el programa y a su vez supervisar a los Project Managers involucrados en el día a día de sus proyectos precisa saber la cantidad total de recursos disponibles en el pool, su capacidad real, en que proyectos participan y cual es su carga. Al disponer de MS Project, podemos montar un Pool de recursos. Esto es un tipo de fichero MPP que sirve para almacenar el listado de todo el personal con sus datos de coste por hora normal, coste por hora extra, calendarios y horarios de trabajo de cada uno y etc. A medida de que se van creando proyectos, en lugar de tener una lista de recursos estática dentro del archivo de Project, los recursos se linkan al proyecto a través del fichero de pool. Cuando un más de un project plan está linkado a un resource pool, abriéndolo podemos observar en un solo fichero todas las tareas que realizan los recursos, horas que dedican, nivel de carga/sobrecarga, etc.

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Para empresas que trabajan por proyectos, sean éstos para terceros o internos es imprescindible para correcta gestión empresarial disponer de datos sobre el rendimiento y estado (performance and status) a fin de mantener la gestión de portafolio eficiente. Empresas que gestionan proyectos en España también suelen a su vez ser los proveedores técnicos (programadores, constructores, investigadores, etc.) según la industria que corresponda. A veces los indicadores y datos de la gestión de proyectos en sí es mezclada con esfuerzo interno así como trabajo de subcontratas lo que finalmente puede llevar al PMO a que observe una imagen diferente y a veces aleatoria de la realidad. Teniendo los siguientes datos separados y monitorizados individualmente a nivel de projecto por los jefes de proyecto facilitará que el trabajo del PMO sea más eficiente consiguiendo mayores sinergias en programas y portafolios:

• Horas de Project Management por cada miembro de Project Management Team del Proyecto.
• Horas por tipo de tarea correspondientes a cada recurso en trabajos técnicos realizados por la empresa misma, ajenas a Project Management (configuration management, environment setup, etc.).
• Horas por tipo de tarea y recurso de cada una de las subcontratas, diferenciando si es posible el project and configuration management del resto de tareas realizadas por el proveedor.