Quería dedicar este post al contenido genérico del SOW. Cierto es que según industria el documento se formula de diferentes formas sin embargo creo que existen unos ciertos criterios comunes para crear un documento SOW bien atado. Está claro que no pretendemos hacer un documento blindado desde el punto de vista legal, en eso os podrían ayudar los servicios jurídicos de vuestra empresa. Es preferible si usamos MS Word prepararnos una plantilla genérica dónde usaremos campos para que en el caso de tener que reutilizar el documento podamos fácilmente localizar aquellos puntos importantes rápidamente para cambiarlos. Por ejemplo en la documentación uso campos para atributos Nombre Cliente, Razón Social, CIF, Dirección, Número de Horas Neto, etc. Cada SOW igual que otros documentos de proyectos deberían llevar una tabla de gestión de cambios, dónde cada vez que se modifique se incluyera una nueva versión y el nombre de la persona encargada del cambio.

• Términos Generales – Sumario de participantes cliente(s)/proveedor(es) y referencias al acuerdo marco (si existe).
  • Fechas inicio/fin y validez documento.
  • Sumario de alcance
• Contactos - Definición de stakeholders más importantes del proyecto.
  • Contactos del Cliente – PM Cliente(s) y Sponsor.
  • Contactos del Proveedor – PM Proveedor(es) y Sponsor.
• Ubicación - Definición exacta del lugar de prestación de servicio (onsite, offshore, etc.).
• Sumario Términos Comerciales - Definición del término y plazo de pago.
• Firmas - Firmas de los respectivos firmantes autorizados.
• Anexo - En esta parte del documento se detallarán la mayoría de los puntos anteriores.
  • Objetivos del Proyecto – Detalle de objetivos proyecto desde principales a secundarios.
  • Hitos ó Milestones por Fase – Cada fase debe definir la fecha del milestone junto con la descripción del producto a entregar en esta fecha.
  • Entregables – Detalle de entregables por cada milestone (ficheros, documentación, cd’s, planos, instrucciones, etc.).
    • Diccionario de entregables – Explicar que significa cada uno de los entregables.
  • Recursos - Listado de personal/perfiles y su número junto con la descripción del perfil de personas participantes en el proyecto.
  • Horas y Duración – Detalle de horas por cada fase y duración de las mismas.
  • Cláusulas especiales – En algunos casos es imprescindible definir clausulas particulares para proyectos.
    • Colaboración - Si dependemos del cliente o cualquier otro stakeholder deberemos limitar nuestra responsabilidad.
    • Gestión de cambios – Política de gestión de cambios.
    • Mantenimiento posterior – Delimitaremos el ciclo de vida del producto y separaremos su desarrollo del mantenimiento, dejando claro que el mantenimiento post-garantía es un proyecto distinto.
    • Otras.
  • Garantía - Periodo de garantía para el producto y los cambios realizados
  • Inversión - Costos por hora, hora extra, fines de semana, costes totales y por fase.
  • Reembolso y Gastos – Acuerdo sobre términos de autorización y reembolso de gastos.
  • Calendario y Pagos – Porcentajes e importes según fechas/hitos/entregables.

Comentarios:

• Los SOW’s deben hacer referencia a la documentación de fondo.
• Es buena idea incluir o acompañar el SOW con un Project Plan detallado cuyos datos coinciden con los incluidos en el sow.
• El SOW debe ser revisado por servicios jurídicos de la empresa y por el PMO en todo caso.

El documento Statement of Work (Orden de Trabajo) normalmente se prepara por los clientes enviándolo al proveedor para que éste tenga en un solo documento definido el alcance del trabajo, sin embargo puede que este acercamiento no sea el más adecuado para la mayoría de ocasiones, con grandes e incluso medianas empresas. La preparación de documentación todavía no se considera como parte integral del proceso sino un "mal" con el que hay que lidiar. Pedirles a clientes que ya te han hecho un "favor" de considerarte posible proveedor que prepare un documento administrativo puede ser a veces mucho pedir es por ello ellos – los clientes buscan proveedores que les quiten los problemas no añadan nuevas. Por eso, si el proveedor tiene una mayor madurez de proceso que el cliente será necesario contemplar que la preparación de documentos debe ser llevada acabo por los propios consultores o project managers, de esta forma nos aseguraremos de que el cliente no se quema, ni tampoco se le olvida algo importante a la hora de formular el SOW o cualquier otro documento de proyecto.

Continuará…

Trabajando con distintos proveedores y clientes a veces nos llegan muchas iniciativas que podrían convertirse proyectos sin embargo un gran volumen de los mismos no llega a prosperar por distintas razones. Para evitar quemarse y agotar a nuestros proveedores el Project Manager selecciona los proyectos que más interesan a la empresa y también se encarga de elaborar la documentación inicial para que los proveedores sean internos o externos (desarrolladores) puedan estimar. Si cada vez les pedimos que inviertan un tiempo considerable en la estimación definitiva nos vamos a encontrar de que se invierten muchas horas para esfuerzos que quizás no compensen. Por ejemplo proveedores pueden quemarse de tanto estimar y no ganar proyectos. La solución podría ser en aplicar la técnica de rolling wave (moving window) en la estimación, elaborar primero un ROM estimate o Budget Estimate y mostrarlo al cliente. Si no se "asusta" y da el visto bueno preliminar proceder con Definitive Estimate en formato MS Project. Al tenerlo se lo proporcionamos con esperanza de que lo aprueben. Al aprobarlo procederemos a preparar un documentos SOW correspondientes.

Continuará…