¿En qué consiste una estimación del proyecto? Cada vez que un cliente solicita un presupuesto en esta acostumbrado o mejor dicho habituado a recibir un presupuesto según determinados criterios implícitamente claros para él. Para que el presupuesto no juegue con una desventaja innecesaria, preguntamos al cliente el formato en el que desea recibir el presupuesto. Tratándose del gobierno, nos lo indicarían en el pliego, pero si tratamos con empresas medianas o pequeñas debemos intentar de forma explicita solicitar esta información a fin de que el cliente tenga facilidades para leerlo. En aquellos casos cuando esta info adicional no esta disponible recomiendo facilitarle al cliente la estimación de forma escalonada, salvo que hayan instrucciones en contra. La estimación ocupa tiempo y recursos, para intentar asegurarse de que cuando lo preparemos y se lo enviaremos no se asusta, primero sería prudente facilitarle un orden de magnitud, como si avisáramos sobre el alcance. Si vemos que la reacción es favorable, pues a continuación tranquilamente podemos dedicarnos a realizar una estimación bottom-up. Este paso previo sirve como hemos visto para reducir un poco el riesgo. Para facilitarle un presupuesto al cliente sobre un proyecto, sería adecuado el formato de MS Project o cualquier otra alternativa que permita plasmar de forma gráfica las tareas, costes, duración, dependencias entre las tareas, etc. Un WBS con un diccionario WBS de alto nivel para explicar en que consiste cada una de las tareas. El último documento permite entender al cliente el contenido de paquetes de trabajo. Y cuando el cliente se pronuncie favorablemente sobre nuestra estimación en MS Project podemos concluir esta fase del proyecto formalizando un Statement of Work, dónde se definen claramente las condiciones comerciales, alcance, fechas, embediendo el presupuesto en MS Project original.

Continuando con el tema de estimaciones de proyecto, tenemos un escenario donde se nos ha facilitado un documento breve que describe en términos generales el alcance del proyecto. El documento contiene suficiente información para poder preparar estimaciones de tipo ROM o en mejor de los casos Budget, sin embargo el cliente desea que nos comprometamos con un precio cerrado. En estos casos debemos barajar siguientes variables:

1. Background y conocimiento del Cliente
2. Plazo para proporcionar la estimación
3. Importancia proyecto (volumen de negocio, cliente, etc.)
4. Riesgo vs. volumen información proporcionada.
5. Relación que existe con el cliente y confianza.

Consideremos diferentes escenarios:

• Worst Case Scenario. El cliente tiene pocos conocimientos técnicos y su background no permite elaborar documentación como casos de uso o análisis funcional para correcta estimación del proyecto. El cliente tiene mucha prisa y solicita un presupuesto "ya". Es un cliente nuevo y no tenemos una relación de confianza establecida.
  • Evaluando la importancia del proyecto y cliente para la empresa el PMO únicamente puede preparar estimaciones ROM y Budget, pero será la decisión de la dirección comercial de la empresa si desea adquirir un compromiso con el cliente, considerando una de nuestras estimaciones como fija.
  • El cliente no busca soluciones alternativas sino una estimación y nada más, la otra opción que nos quedaría es ser transparentes e informarles que con el volumen de requerimientos que tenemos no podemos abordar el proyecto en condiciones de seguridad o riesgo conocido.

• Best Case Scenario. El cliente aunque no tenga conocimientos técnicos y preparación para crear el documento por sí entiende la complicación de la preparación de una estimación fija ya que no desea otro tipo de ofertas, sin embargo dispone de tiempo para ayudar a la empresa a preparar la documentación de requerimientos con suficiente detalle. En este caso se podría ofrecerle romper el proyecto en 2 fases:
  • En la primera fase se realizaría un trabajo onsite en instalaciones del cliente, recogiendo toda la información necesaria para preparar unos casos de uso en condiciones. Este documento podrá ser usado por cualquier otra empresa de gestión de proyectos o empresa desarrolladora de software. Se puede formalizar este trabajo de consultoría con contrato de tipo "time and material" o "precio fijo" (incluyendo desplazamientos, consultoría y etc.).
  • En la segunda fase con la documentación de casos de uso preparada se puede realizar una estimación fija. Normalmente si en la primera fase la empresa se muestra profesional, el cliente suele confiar en su criterio. En este caso el cliente si lo desea puede tener contrato de tipo firm fixed price FFP – precio fijo.

Continuará…

Nuestro proyecto ha sido aprobado bajo términos Cost Plus Incentive Fee (CPIF), un tipo de contrato muy poco utilizado en España pero bastante en Estados Unidos, especialmente cuando se trabaja con la defensa. En nuestro caso se ha definido que si llegamos a realizar el proyecto con el coste de $300.000, nos podemos llevar el 10% como puro beneficio. Pero si conseguimos entregar por debajo de este coste el ratio 80/20 será aplicado, de forma que todo lo que se ahorre el 80% es puro ahorro para el comprador y el 20% es el incentivo del vendedor. El coste real del proyecto ha sido $275.000, por lo que debemos calcular el coste real que supone para el cliente a fin de saber lo que nos debe pagar. La forma de calcularlo es la siguiente:

Networks

Forward Pass – Max criterion – Si 2 tareas independientes son predecesoras de una tarea la ES de esta tarea corresponde a la mayor duración o duración +1 de la tarea predecesora con mayor duración.

Backward Pass – Min criterion – Si 2 tareas en backward pass dependen de una tarea predecesora el LF de la predecesora es la menor de las LS de las dependientes.

Distribución Beta es distribución PERT

Distribución triangular es similar a MEAN o AVG

Free Float = afecta ES de la siguiente actividad (ES-1)

Earned Value Management

SV = BCWP – BCWS = EV – PV

CV = BCWP – ACWP = EV – AC

VAC = BAC – EAC

CVP% = CV/BCWP = CV/EV

SVP%= SV/BCWS = SV/PV

CPI = BCWP/ACWP = EV/AC

SPI = BCWP/BCWS = EV/PV

EAC = (ACWP/BCWP) * BAC = (AC/EV) * BAC = BAC/CPI

ETC = EAC – ACWP = EAC – AC

EV = BCWP = (% complete) * BAC

% complete = BCWP/BAC = EV/BAC

% money spent = ACWP/BAC = AC/BAC

New project length = original length /CPI

Statistics

The mean is the average.

Example: Of the following numbers obtain mean 15, 18, 22, 20. The mean is (15+18+22+20)/4=18,75=>19.

The Median is the ‘middle value’ in your list. When the totals of the list are odd, the median is the middle entry in the list after sorting the list into increasing order.

When the totals of the list are even, the median is equal to the sum of the two middle (after sorting the list into increasing order) numbers divided by two. Thus, remember to line up your values, the middle number is the median! Be sure to remember the odd and even rule.

Example 1: Find the Median of: 9, 3, 44, 17, 15 (Odd amount of numbers)

Sort in ascending order: 3, 9, 15, 17, 44 The Median is: 15 (The number in the middle)

Example 2: Find the Median of: 8, 3, 44, 17, 12, 6 (Even amount of numbers)

Soft in ascending order: 3, 6, 8, 12, 17, 44 The Median is 10 = (8+12)/2

The mode in a list of numbers refers to the list of numbers that occur most frequently. A trick to remember this one is to remember that mode starts with the same first two letters that most does. Most frequently – Mode.

Example: Find the mode of: 9, 3, 3, 44, 17, 17, 44, 15, 15, 15, 27, 40, 8.

Put the numbers is ascending order: 3, 3, 8, 9, 15, 15, 15, 17, 17, 27, 40, 44, 44,

The Mode is 15 (15 occurs the most at 3 times).

Mode range is obtained by extracting from top high value the top low value.

In order to obtain Standard Deviation of some numbers you have to:

1. Obtain mean average of series.
2. Obtain variance.
3. Extract square root from variance.

Example: What is standard deviation for 80, 10, 50.

1. The average mean is 47 (m).
2. The variance is s²= (S(x-m)²)/n = (1089 – 74 + 9) / 3 = 339,3
3. Obtian √339,3 = 18,42.

(Pesimistic – Optimistic) / 6 = s

s_t=√s₁²+s₁²+s_n²+s_n+1²

Cost

Future Value = Present Value _{year 1}(1+ Investment Rate)^{year 1} + Present Value _{year 2}(1+ Investment Rate)^{year 2}+ Present Value _{year n}(1+ Investment Rate)^{year n}

Present Value = Future Value / (1 + Investment Rate)^{Number of Years}

NPV = [(NCF₁/(1+rate)^{year scalar 1})+ (NCF₂/(1+rate)^{year scalar2})+ …+(NCF_n/(1+rate)^{year scalar n})] – Initial Cost Investment

We have a project of 12 months (SAC).

At the end of month 6 we have:

• AC 10
• EV 14
• PV 17,5
• BAC 28

As you see the project is under budget but late. So to calculate the number of months it should take instead of 12 we shall:

TEAC = SAC/SPI, and if we are at the end of month 6 we should rest 6 months so (12/.8)-6=9 Months

We have a project of 12 months (SAC). We have

• AC 10
• EV 14
• PV 17,5
• BAC 28

As you see the project is under budget but late. So to calculate the amount of money it will cost to finish the project is

EAC = BAC/CPI –AC in our case it will be 28/1.4-10=10.