“Poder duro” y “Poder blando”

El “poder duro” y el “poder blando” son caras de la misma moneda, atributos o tipologías de un fenómeno sociológico a las órdenes de líderes, políticos, empresarios, jefes de proyecto, ciudadanos corrientes que diariamente, sin darse cuenta de ello, intentan alterar la realidad que les rodea a su favor.

El “poder duro”, asociado normalmente con la agresividad, a través de medidas de coerción, ejercicio de fuerza y amenaza de castigo, es un término clave en muchas de las teorías de realismo político y estrategias de negociación en proyectos. Teorías históricamente relevantes al concepto de poder ya que enfatizan la codicia de algunos negociadores de conseguir la situación de ganancia, dominación, sin considerar siquiera la posibilidad de llegar a un win-win. Esta vía de lograr los objetivos requiere fuerza física, acceso a recursos y a medida de que los interlocutores evolucionan en su conocimiento y experiencia, rara vez resulta eficaz a largo plazo y puede suscitar una respuesta inesperada (e.g.: rotura de negociaciones y situaciones lose-lose). Sin embargo, existen situaciones cuando el uso de “poder duro” es la única vía para alcanzar el objetivo.

Mientras que el “poder blando”, un instrumento igualmente afilado en manos de un project manager apto, sirve para conseguir los mismos objetivos pero mediante diálogo, convencimiento, negociación e incluso manipulación. El empleo provechoso de poder blando depende de otras restricciones, tales como capacidad de comunicación, carisma personal, credibilidad y autoridad aunque a veces puede confundirse con debilidad. El “poder blando” difícil de utilizar per se, a diferencia del “poder duro” muy pocas veces resulta suficiente, salvo excepciones. Una forma efectiva de conseguir nuestros objetivos políticos en el proyecto es combinar las características comunes y las diferencias de ambas técnicas coactivas vistiendo "la mano de hierro” con “un guante de terciopelo”.

El reto de los managers de hoy es saber medir la cantidad de ambos ingredientes y combinarlos para conseguir el “poder inteligente”, menos invasivo, menos dependiente de recursos y más diplomático. Para concluir, los dos tipos de poder son simples medios para conseguir un fin, los dos pueden ser igualmente poco humanitarios y utilizados de forma independiente su eficacia a veces es limitada. Cada uno de los poderes tiene sus propias características únicas y limitaciones: el “poder duro” es intensivo en uso de recursos, perseverancia, requiere fuerza física y se materializa a través de agresión; el “poder blando”, a su vez más difícil de usar, precisa dones de comunicación, carisma personal, credibilidad y diplomacia entre otras cualidades.

Referencias:

  • Joseph S. Nye Jr., 2008, “El próximo líder estadounidense” (PDF), Project Syndicate.
  • Jack Donnelly, 2000, “Realism and International Relations”, Cambridge University Press.
  • Joseph S. Nye Jr., 2004, “Misuses of Power: Causes and Corrections”, Compass: A Journal of Leadership.
  • Alexander Moseley, 2006, “Political Realism – The Internet Encyclopedia of Philosophy”, URL.
  • Joseph S. Nye Jr., 2006, “Soft Power Is Cultural Power”, Foreign Policy, 1 March 2006.

  1. Insertar el medio o montar la imagen para iniciar la instalación.
  2. Al realizar el paso anterior el sistema abrirá una ventana.
  3. Seleccionamos la opción “Server components, tools, Books Online, and samples”.
  4. Aceptamos el contrato de licencia y continuamos con la instalación.
  5. En este paso el proceso instalará los ficheros de soporte y el cliente nativo de SQL.
  6. A continuación se iniciará la parte clave de la instalación de la aplicación que tras comprobar los requisitos de instalación nos permitirá proseguir.
  7. Introducir datos de registro y el número de licencia aparecerá automáticamente (por lo menos en la versión que tengo yo).
  8. Seleccionamos los siguientes componentes:
    • “SQL Server Database Services”
    • “Analysis Services”
    • “Reporting Services”
    • “Notification Services”
    • “Integration Services”
    • “Workstation components, etc…”
    • Seleccionamos el botón de opciones avanzadas para configurar la instalación.
    • Continuamos sin modificar ningún ajuste.
  9. Seleccionamos “Default instance” y continuamos.
  10. Marcamos “Use the built-in System account” y elegimos la cuenta “Local System”, continuamos dejando los ajustes en este pantalla por defecto.
  11. Seleccionamos “Windows Authentication Mode”.
  12. Definimos intercalación del servidor:
    • Collation: “Latin1_General”.
    • Marcamos las opciones:
      • “Accent – Sensitive”
      • “Kana – Sensitive”
      • “Width – Sensitive”
    • Continuamos.
  13. Seleccionamos “Install the default configuration” y continuamos.
  14. En la pantalla de feedback no marcamos ninguna opción y continuamos con la instalación.

  1. Añadir Roles
    1. Acceder al componente Manage Your Server.
    2. Activar el enlace Add or remove a role.
    3. Seleccionar Custom configuration para continuar.
    4. Elegir opción Application Server para continuar.
    5. Habilitar uso de ASP.NET. El sistema procederá con la instalación del rol.
  2. Instalar .Net Framework 3.0
    1. Descargar el instalador de la web de Microsoft.
    2. Ejecutarlo para efectuar la instalación en el equipo.
    3. Acceder a Internet Information Services (IIS) Manager y comprobar que ASP.NET v2.0.50727 está habilitado.
    4. Acceder a Windows Update y asegurarse que la máquina tiene las actualizaciones más críticas.
      • .Net Framework 3.0 Service Pack 1.
      • Tras concluir el proceso de actualización reiniciar.

Ejemplo Realización EDT con EPM 2007 y WBS Chart Pro

La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) es una descomposición jerárquica del trabajo orientada a entregables. El documento define todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para lograr los objetivos del proyecto.

La EDT subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajo más pequeñas y fáciles de manejar, donde cada nivel descendente de la EDT representa una definición cada vez más detallada del trabajo del proyecto. Cuanto más detallada más niveles tiene la EDT.

Los componentes de la EDT a nivel más bajo son los paquetes de trabajo. Éstos pueden ser estimados, programados y supervisados individualmente. Si conocemos el trabajo, coste y el responsable de cada paquete, podemos hacer un agregado de abajo-arriba que nos daría una visibilidad realista del alcance del mismo.

Las EDTs se crean en sesiones de trabajo en las que participan expertos en materia que pueden con la dirección del Project Manager dividir el entregable en paquetes de trabajo. A continuación, como ejemplo, vamos a crear una EDT de nivel 2 de un proyecto de construcción de una Estación de Bombeo para el transporte de crudo de Mendoza (Argentina) a una destilería.

La WBS se puede crear directamente desde Microsoft Project o desde cualquier herramienta especializada. En nuestro caso voy a utilizar WBS Chart Pro integrado en Microsoft Project.

  1. Abrimos Microsoft Project y nos autentificamos contra el Project Server.
  2. Definimos la fecha Inicio del Proyecto y lo guardamos con título “Edificio Auxiliar”.
  3. Arrancamos WBS Chart Pro donde empezamos a definir paquetes de trabajo y subdividirlos desde más genéricos hasta llegar a paquetes más concretos.
  4. El proyecto a nivel 1 tiene los siguientes paquetes que iremos desglosando: a. Gestión de Proyectos b. Tramitaciones y Autorizaciones c. Ingeniería d. Compras e. Construcción f. Montaje g. Pruebas y PEM
  5. Ahora desglosemos cada uno de las tareas de resumen:
    • a. Gestión de Proyectos
      • i. Dirección de Proyectos
      • ii. Supervisión
      • iii. Contratación Bienes y Servicios
    • b. Tramitaciones y Autorizaciones
      • i. Tramitaciones con Administración
      • ii. Licencias y autorizaciones
    • c. Ingeniería
      • i. Ingeniería básica
      • ii. Ingeniería detalle
    • d. Compras
      • i. Equipos principales
      • ii. Equipos auxiliares
      • iii. Otros equipamientos
    • e. Construcción
      • i. Obra Civil
      • ii. Edificio Principal
    • f. Montaje
      • i. Montaje Equipos Principales
      • ii. Montaje Balance of Plant (BOP)
    • g. Pruebas y PEM
      • i. Pruebas mecánicas
      • ii. Pruebas eléctricas
      • iii. Interconexión y PEM
  6. En este momento pulsamos el botón de pasar los paquetes de trabajo a MS Project y observamos que ya tenemos la lista de tareas, es decir EDT de 2º nivel lista y preparada para introducir: duraciones, dependencias, asignaciones y trabajo.

Configuración del Sistema Operativo

  1. Después del reinicio acceder al sistema con las credenciales facilitadas.
  2. Configurar resolución pantalla 800×600 a 16 bits.
  3. Desde Virtual PC 2007 instalar Virtual PC Addons y reiniciar.
  4. Configurar adaptadores de red:
    • Renombrar Local Area Connection 1 a Bucle Invertido.
    • Renombrar Local Area Connection 2 a LAN.
    • Configurar adaptador Bucle Invertido:
      • Número IP: 192.168.0.1
      • Máscara de red: 255.255.255.0
      • Deshabilitar el servicio firewall en esta interfaz de red.
    • Configurar adaptador LAN:
      • Ajustes automáticos por DHCP.
  5. Desinstalar componente Windows Internet Explorer Enhanced Security Configuration.
  6. Configurar Internet Explorer:
    • Usar página de inicio en blanco.
    • Marcar que no se utilice proxy para conexiones locales.
  7. Actualizar el sistema:
    • Descargar e instalar el Windows Server 2003 Service Pack 2 (32-bit x86). Reiniciar.
    • Acceder a Windows Update y asegurarse que la máquina tiene las actualizaciones más críticas. Reiniciar.
  8. Acceder a System Properties – Advanced – Performance y seleccionar la opción Adjust for best performance.

Continuará…

Creación y Configuración Máquina Virtual

  • Nombre archivo: Windows 2003 Server EPM 2007
  • Memoria RAM: 1.024 Mb. (1 Gb.)
  • Disco duro 1: 20.480 Mb. (20 Gb.)
  • Discos para deshacer: Habilitado
  • Adaptadores de red: 2
  • Adaptador de bucle invertido de Microsoft (Instalado en Máquina Host)
  • Controladora Ethernet (Instalada en Máquina Host)
  • Sonido: Deshabilitado

Instalación Windows 2003 Standard (EN)

Instalación del Sistema Operativo

  1. Arrancar el equipo virtual recién creado con el CD o imagen de Microsoft Windows 2003 Server Standard Edition (EN).
  2. Cuando se pida pulsar “Intro” a continuación aceptar el acuerdo de Licencia pulsando “F8”.
  3. En la pantalla de particionamiento pulsar “Intro”, habiendo seleccionado el espacio no particionado.
  4. Seleccionar formato de partición NTFS (Rápido).
  5. El sistema continuará con la instalación, reiniciando posteriormente el equipo.
  6. En configuración Regional pulsar acceder a “Customize”.
  7. Seleccionar formato “Spanish (Spain)”. Seleccionar ubicación “Spain”.
  8. En la pestaña “Advanced” seleccionar “Spanish (Spain)”.
  9. “Aceptar”
  10. En la misma pantalla acceder a “Details”.
  11. Seleccionar “Spanish (International Sort)” del desplegable.
  12. “Aceptar” y continuar con la instalación.
  13. Introducir Nombre y Organización.
  14. Introducir el número licencia VLK para R2.
  15. Seleccionar opción licenciamiento “Per server” 5 conexiones.
  16. Introducir nombre servidor (LEICA).
  17. Definir contraseña.
  18. Fijar fecha y hora correcta y la zona horaria a GMT+1 Madrid, con opción de ajuste de hora automático. Continuar.
  19. Seleccionar opción “Custom settings” en la pantalla de configuración de red: Aceptar opción por defecto para 1ª tarjeta de red. Aceptar opción por defecto para 2ª tarjeta de red.
  20. Definir workgroup. Continuar con la instalación.
  21. Después del reinicio acceder al sistema con credenciales facilitadas e insertar el CD 2 o la imagen del 2º disco de instalación Windows 2003 Standard Edition para actualizar e instalar componentes R2 del sistema operativo.
  22. Introducir el mismo código de licencia utilizado en el paso
  23. Continuar con la instalación.

Continuará…

Migrating a Plan from Primavera to MS EPM

Primavera is a great Project Portfolio Management tool, it is highly powerful though it might be pretty confusing for a typical Microsoft EPM user. If the customer works with Primavera it does not mean that he is literate about Project Management best practices. Today, on a project, a long time planner, presently using P3 solution, sent me a 4 levels depth WBS for me to analyze and convert it into an EPM project. Suprisingly we have on one hand tasks grouped in phases or control accounts, but none of them are sequenced using standard Finish-to-Start, Start-to-Start or other typical dependency relationships nor they are resource driven, programming tasks and activities through a hardcoded start and finish dates. Migrating such a project plan to MS EPM is almost impossible if you would like to take advantage of the real power of MS PPS: Earned Value reporting (SV, CV, etc.). This is a challenge so we shall continue working on this issue. More info coming soon

Dentro del equipo de proyecto se encuentran muchas personas: el Sponsor, el Project Manager, Staff, los asistentes y técnicos, sin contar a otros stakeholders externos como el Cliente, los proveedores, los auditores de calidad y los responsables de seguridad. El mantenimiento de canales de comunicación entre tantas personas puede ser una tarea tediosa que no tardará en afectar la marcha del esfuerzo como tal si es ignorada. Por ejemplo, si tenemos 10 stakeholders que deben estar informados en todo momento sobre lo que sucede en el proyecto, el número de canales de comunicación con los que debemos lidiar serían 45 (la fórmula para calcularlo sería n(10-1)/2), por lo que podemos hacernos la idea del enorme crecimiento del esfuerzo que supone la comunicación diaria en proyectos. La claridad del Plan de Comunicación, una herramienta válida y utilizada para la designación de canales de comunicación con stakeholders, es a veces es ignorada en el ámbito de comunicaciones internas, tanto en proyectos de desarrollo de software, así como en cualquier otro sector sea la obra civil, bioingeniería, construcción, etc. El Project Manager actúa de interfaz principal con las personas externas, siempre según la Responsibility Assignment Matrix (RAM) y el Plan de Comunicación, pero sucede con frecuencia que no se le otorga la debida importancia a las comunicaciones internas, dentro del equipo del proyecto, sea por falta de tiempo, carga de trabajo o el tamaño del equipo de proyecto. Los fallos de comunicación internos a veces suelen ser los causantes de grandes malentendidos dentro del mismo equipo de trabajo y a largo plazo pueden causar un “burn-out” innecesario y doloroso que afecta al rendimiento del equipo en el proyecto en general y en la última instancia influir negativamente los resultados de la empresa. Seguramente hay muchas soluciones que resolverían o actuarían de Acción Preventiva para ese tipo de situaciones. Éstas van desde la frecuente actualización del Plan de Comunicación, uso de entornos colaborativos dinámicos de tipo blog (Sharepoint, Confluence, Wiki, etc.), trainings de cohesión de equipo, etc. … “De todas estas alternativas la que mejor podría funcionar en muchos casos es la combinación de varias: un riguroso seguimiento documental, la continua actualización de Planes de Comunicación, la permanente revisión de la Matriz de Responsabilidad y, por último, la incorporación de las nuevas técnicas de colaboración dinámica en los grupos de trabajo”… Esta es la opinión profesional de varios de los PMP’s que participaron en el Congreso Global PMI 2006 en Madrid. Las primeras medidas institucionalizan los procesos de comunicación y las últimas permiten un intercambio rápido e informal de datos entre los miembros del equipo en todo momento. Un ejemplo práctico sería que un Director de Proyecto, tras mantener una reunión con un Cliente, desde su portátil o incluso una BlackBerry, apuntara rápidamente los puntos más cruciales de la reciente reunión en el blog del proyecto. Así ese ejercicio no únicamente le serviría al PM para plasmar cuanto antes las notas de la reunión mientras que las tengas "frescas", sino también permitiría a los miembros del equipo del proyecto estar informados de primera mano sobre el contenido de la reunión, incluso antes de que se elabore el acta formal.

Contabilidad de Costes (3ª Parte)

Cuando nuestras facturas emitidas así como las recibidas reflejan toda la información tal como a nosotros nos gusta, lo seguro es que se nos olvida algo y pronto lo echaremos de menos. Es normal, con lo que habrá que estar atento y en el momento de observar alguna necesidad realizar ajustes pertinentes en el sistema de facturación. Los datos que contienen las facturas contienen la información fundamental sobre la cual podemos construir nuestro análisis para tener mayor visibilidad sobre los costes netos, overheads, gastos, beneficios, pagos a terceros – en otras palabras el cashflow para un conjunto de proyectos. En mi trabajo necesito tener los siguientes datos para poder gestionar de forma eficiente un Project Management Office que gestiona proyectos, programas y portfolios.

  • Márgenes por:
    • a) Proyecto
    • b) Proveedor
    • c) Perfil técnico
    • d) Tecnología
  • Facturación por:
    • a) Proveedor
    • b) Cliente y OU Cliente
    • c) Proyecto
    • d) Área de Proyectos (logística, defensa, etc.)
    • e) Project Manager

Todos estos datos representados de forma gráfica y cruzada nos permiten determinar que proyectos son más lucrativos que otros, quienes son nuestros mejores clientes y proveedores, proyectos en qué tecnología nos generan mayores rendimientos.

Continuará…

Contabilidad de Costes (2ª Parte)

Tener las facturas de proveedores bien registradas es un buen comienzo y una fundación sólida para medir la eficacia de nuestro trabajo y poder analizar con fiabilidad los datos económicos de cada proyecto y así llegar a tener una imagen clara de la situación total de los programas y finalmente de la empresa en sí. Las facturas de Clientes quizá sean aun más importantes que las de proveedores, ya a los últimos se les puede exigir un determinado comportamiento, mientras que los clientes nos exigen a nosotros, los proveedores que actuemos de una u otra manera para ajustarse a su forma de ser. De todas formas, se les pueden plantear o sugerir determinadas acciones, proporcionando en la medida de lo posible una justificación o mejor dicho explicación del porqué de los entresijos del proceso administrativo.

Facturas a Clientes

  • Normalmente en términos generales las condiciones de cobro con los clientes deben ser mejores que las condiciones de pago a proveedores, en otras palabras permitirnos seguir el clásico "cobrar antes y pagar tarde".
  • Las facturas a clientes deben tener las mismas exactamente líneas que las facturas de proveedores, por lo que los conceptos deben ser compatibles, aparte…incluiremos conceptos adicionales de trabajos realizados internamente. Esta distinción en un futuro clarificará qué partida de trabajo corresponde al proveedor, su margen (comparación), y trabajo realizado internamente.
  • Una factura a un cliente no puede tener líneas que no correspondan a proyectos distintos.
  • Las facturas a clientes aparte de tener todos los requisitos exigibles legalmente deben contener los siguientes datos: los códigos de cliente, proyecto, pedido, partner (en caso de ser referido), datos sobre el hito o concepto concreto al que se refiere la factura.
  • A fin de asegurar un pago correcto el staff PMO debe ponerse en contacto con el cliente y acordar una pre-aprobación de factura a través del envío de ésta en formato PDF. Recibida la confirmación se deberá proceder a emitir la factura oficial, haciéndosela llegar con mayor brevedad posible al cliente.
  • Todas las facturas a clientes deben tener una cláusula de penalización por retraso en el pago, haciendo referencia la cláusula de penalización en el SOW.

Continuará…

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