Tener las facturas de proveedores bien registradas es un buen comienzo y una fundación sólida para medir la eficacia de nuestro trabajo y poder analizar con fiabilidad los datos económicos de cada proyecto y así llegar a tener una imagen clara de la situación total de los programas y finalmente de la empresa en sí. Las facturas de Clientes quizá sean aun más importantes que las de proveedores, ya a los últimos se les puede exigir un determinado comportamiento, mientras que los clientes nos exigen a nosotros, los proveedores que actuemos de una u otra manera para ajustarse a su forma de ser. De todas formas, se les pueden plantear o sugerir determinadas acciones, proporcionando en la medida de lo posible una justificación o mejor dicho explicación del porqué de los entresijos del proceso administrativo.

Facturas a Clientes

  • Normalmente en términos generales las condiciones de cobro con los clientes deben ser mejores que las condiciones de pago a proveedores, en otras palabras permitirnos seguir el clásico "cobrar antes y pagar tarde".
  • Las facturas a clientes deben tener las mismas exactamente líneas que las facturas de proveedores, por lo que los conceptos deben ser compatibles, aparte…incluiremos conceptos adicionales de trabajos realizados internamente. Esta distinción en un futuro clarificará qué partida de trabajo corresponde al proveedor, su margen (comparación), y trabajo realizado internamente.
  • Una factura a un cliente no puede tener líneas que no correspondan a proyectos distintos.
  • Las facturas a clientes aparte de tener todos los requisitos exigibles legalmente deben contener los siguientes datos: los códigos de cliente, proyecto, pedido, partner (en caso de ser referido), datos sobre el hito o concepto concreto al que se refiere la factura.
  • A fin de asegurar un pago correcto el staff PMO debe ponerse en contacto con el cliente y acordar una pre-aprobación de factura a través del envío de ésta en formato PDF. Recibida la confirmación se deberá proceder a emitir la factura oficial, haciéndosela llegar con mayor brevedad posible al cliente.
  • Todas las facturas a clientes deben tener una cláusula de penalización por retraso en el pago, haciendo referencia la cláusula de penalización en el SOW.

Continuará…

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