A fin de poder realizar un seguimiento pormenorizado de costes a nivel de proyecto así como a nivel de empresa debemos registrar las horas en base a ciertos conceptos de contabilidad de coste (Activity Based Costing). Aunque realmente el ABC no se suele hacer a nivel de pyme algunas ideas de esta contabilidad pueden y deben ser aplicados para poder hacer un seguimiento coste-beneficio de un proyecto o portfolio de proyectos. Las siguientes ideas me facilitan el trabajo por lo que las propongo aquí:

Facturas de Proveedores

  • Una factura no debe tener líneas correspondientes a otros proyectos. Y para ser más obsesivo todavía una factura debe tener una sola línea, aunque no parezca importante este hecho facilitará el trabajo no solo a los contables sino a nosotros mismos a la hora de cruzar los ingresos con los gastos.
  • El concepto en la factura debe ser claramente definido, indicando: los códigos del cliente, proyecto, pedido, partner (en caso de ser referido), datos sobre el hito o concepto concreto al que se refiere la factura, el número de horas totales vs. número de horas facturadas en la factura, precio por hora (estándar o normalizado en caso de que un proyecto implique uso de recursos de diferente coste), importes (neto y descuentos/penalizaciones por separado).
  • El número de factura debe ser muy visible así como la fecha factura y vencimiento.
  • El documento de factura debe incluir un texto legal sobre retrasos de pago y penalizaciones así como bonificaciones por pronto pago (si es aplicable).
  • Las facturas antes de recibirse deben ser enviados por correo electrónico en formato PDF al Project Manager para ser revisadas y pre-aprobadas…, después al dpto de contabilidad para su pago.
  • Los responsables de contabilidad y cobros deberían tener un listado detallado sobre el estado de cobro de la factura – aging report a fin de que los project managers puedan hacer el seguimiento.
  • Debe existir en el listado anterior por cada factura la fecha de primera emisión, validación por confirming, fecha aceptación cliente, fecha envío, fecha pago.
  • Es importante que el staff contable del proyecto aparte de realizar el seguimiento a nivel de factura también tenga visibilidad de movimientos de fondos en las cuentas de empresa correspondientes al proyecto desde donde se cobra y se paga a clientes y proveedores del proyecto.
  • Teniendo en cuenta que normalmente recibiríamos facturas de proveedores después de que enviemos facturas a clientes éstas deberían incluir una referencia a la factura enviada al cliente, una reseña, que más adelante nos permitirá casar fácilmente las facturas emitidas con facturas recibidas.

Continuará…

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