Cuando nuestras facturas emitidas así como las recibidas reflejan toda la información tal como a nosotros nos gusta, lo seguro es que se nos olvida algo y pronto lo echaremos de menos. Es normal, con lo que habrá que estar atento y en el momento de observar alguna necesidad realizar ajustes pertinentes en el sistema de facturación. Los datos que contienen las facturas contienen la información fundamental sobre la cual podemos construir nuestro análisis para tener mayor visibilidad sobre los costes netos, overheads, gastos, beneficios, pagos a terceros – en otras palabras el cashflow para un conjunto de proyectos. En mi trabajo necesito tener los siguientes datos para poder gestionar de forma eficiente un Project Management Office que gestiona proyectos, programas y portfolios.

• Márgenes por:
  • a) Proyecto
  • b) Proveedor
  • c) Perfil técnico
  • d) Tecnología
• Facturación por:
  • a) Proveedor
  • b) Cliente y OU Cliente
  • c) Proyecto
  • d) Área de Proyectos (logística, defensa, etc.)
  • e) Project Manager

Todos estos datos representados de forma gráfica y cruzada nos permiten determinar que proyectos son más lucrativos que otros, quienes son nuestros mejores clientes y proveedores, proyectos en qué tecnología nos generan mayores rendimientos.

Continuará…

Tener las facturas de proveedores bien registradas es un buen comienzo y una fundación sólida para medir la eficacia de nuestro trabajo y poder analizar con fiabilidad los datos económicos de cada proyecto y así llegar a tener una imagen clara de la situación total de los programas y finalmente de la empresa en sí. Las facturas de Clientes quizá sean aun más importantes que las de proveedores, ya a los últimos se les puede exigir un determinado comportamiento, mientras que los clientes nos exigen a nosotros, los proveedores que actuemos de una u otra manera para ajustarse a su forma de ser. De todas formas, se les pueden plantear o sugerir determinadas acciones, proporcionando en la medida de lo posible una justificación o mejor dicho explicación del porqué de los entresijos del proceso administrativo.

Facturas a Clientes

• Normalmente en términos generales las condiciones de cobro con los clientes deben ser mejores que las condiciones de pago a proveedores, en otras palabras permitirnos seguir el clásico "cobrar antes y pagar tarde".
• Las facturas a clientes deben tener las mismas exactamente líneas que las facturas de proveedores, por lo que los conceptos deben ser compatibles, aparte…incluiremos conceptos adicionales de trabajos realizados internamente. Esta distinción en un futuro clarificará qué partida de trabajo corresponde al proveedor, su margen (comparación), y trabajo realizado internamente.
• Una factura a un cliente no puede tener líneas que no correspondan a proyectos distintos.
• Las facturas a clientes aparte de tener todos los requisitos exigibles legalmente deben contener los siguientes datos: los códigos de cliente, proyecto, pedido, partner (en caso de ser referido), datos sobre el hito o concepto concreto al que se refiere la factura.
• A fin de asegurar un pago correcto el staff PMO debe ponerse en contacto con el cliente y acordar una pre-aprobación de factura a través del envío de ésta en formato PDF. Recibida la confirmación se deberá proceder a emitir la factura oficial, haciéndosela llegar con mayor brevedad posible al cliente.
• Todas las facturas a clientes deben tener una cláusula de penalización por retraso en el pago, haciendo referencia la cláusula de penalización en el SOW.

Continuará…

A fin de poder realizar un seguimiento pormenorizado de costes a nivel de proyecto así como a nivel de empresa debemos registrar las horas en base a ciertos conceptos de contabilidad de coste (Activity Based Costing). Aunque realmente el ABC no se suele hacer a nivel de pyme algunas ideas de esta contabilidad pueden y deben ser aplicados para poder hacer un seguimiento coste-beneficio de un proyecto o portfolio de proyectos. Las siguientes ideas me facilitan el trabajo por lo que las propongo aquí:

Facturas de Proveedores

• Una factura no debe tener líneas correspondientes a otros proyectos. Y para ser más obsesivo todavía una factura debe tener una sola línea, aunque no parezca importante este hecho facilitará el trabajo no solo a los contables sino a nosotros mismos a la hora de cruzar los ingresos con los gastos.
• El concepto en la factura debe ser claramente definido, indicando: los códigos del cliente, proyecto, pedido, partner (en caso de ser referido), datos sobre el hito o concepto concreto al que se refiere la factura, el número de horas totales vs. número de horas facturadas en la factura, precio por hora (estándar o normalizado en caso de que un proyecto implique uso de recursos de diferente coste), importes (neto y descuentos/penalizaciones por separado).
• El número de factura debe ser muy visible así como la fecha factura y vencimiento.
• El documento de factura debe incluir un texto legal sobre retrasos de pago y penalizaciones así como bonificaciones por pronto pago (si es aplicable).
• Las facturas antes de recibirse deben ser enviados por correo electrónico en formato PDF al Project Manager para ser revisadas y pre-aprobadas…, después al dpto de contabilidad para su pago.
• Los responsables de contabilidad y cobros deberían tener un listado detallado sobre el estado de cobro de la factura – aging report a fin de que los project managers puedan hacer el seguimiento.
• Debe existir en el listado anterior por cada factura la fecha de primera emisión, validación por confirming, fecha aceptación cliente, fecha envío, fecha pago.
• Es importante que el staff contable del proyecto aparte de realizar el seguimiento a nivel de factura también tenga visibilidad de movimientos de fondos en las cuentas de empresa correspondientes al proyecto desde donde se cobra y se paga a clientes y proveedores del proyecto.
• Teniendo en cuenta que normalmente recibiríamos facturas de proveedores después de que enviemos facturas a clientes éstas deberían incluir una referencia a la factura enviada al cliente, una reseña, que más adelante nos permitirá casar fácilmente las facturas emitidas con facturas recibidas.

Continuará…