Las 35 horas semanales franceses dan para más que los 40 españoles. He observado en caso de consultoras clientes y proveedores que programadores, managers y analistas hacen horas extra, se quedan hasta las tantas, sin embargo los proyectos no experimentan boosts de rendimiento ni avances significativos. Observada esta tendencia desde hace años las empresas consultoras han introducido un sistema de registro de horas que les permitiría conocer en qué invierten sus efectivos estas preciosas horas laborables durante el día. Al principio las iniciativas de registro de horas, ledger o nombres similares parecían una forma de control y lo son pero no es su único objetivo. Además de poder saber horas reales invertidas por proyecto versus horas estimadas, llevar acabo contabilidad de costes u optimizar el uso de recursos, es una herramienta inestimable incluso para los que la tienen que cumplimentar todos los días. Teniendo un todo list integrado en herramientas de registro permite a los miembros de equipo del proyecto hacer tangible su propio trabajo y eso para el PM le facilita la contabilidad de valor acumulado del proyecto y tareas de reporting. Las herramientas sin metodología adecuada no sirven para nada, sin embargo, conociendo las herramientas adecuadas para empresas medianas y pequeñas el aprender a usarlas puede forzar la implantación de ciertos conceptos metodológicos. Las siguientes herramientas pueden ser un buen punto de partida:

• Achievo (http://www.achievo.org) – Registro de horas y timesheet, buena madurez, open source.
• Replicon Timesheet (http://www.replicon.com/) – Registro de horas, timesheet, gastos, buena madurez, software comercial.
• Journyx Timesheet (http://www.journyx.com/) – Idem, software comercial, pero tiene versión limitada a 10 usuarios gratuita.

Feedback bienvenido.

Recibidos los requerimientos del proyecto de un cliente procedemos a validarlos y realizar la estimación del esfuerzo. Después de varios días de reuniones, realización de WBS y la preparación de un PP detallado enviamos la propuesta al cliente. Pasan varios días, semanas y el cliente no da señales de vida. De repente contesta y facilita requerimientos adicionales y pide volver a estimar el proyecto. El equipo vuelve a reunirse, se validan las nuevas premisas y su implicación sobre la línea base marcada. Project Plan actualizado, la propuesta modificada y enviada al cliente. Pasan varias semanas, el cliente contesta informando de que les parece bien la propuesta sin embargo han realizado varios cambios y necesitan que se actualice la estimación, alcance y en fin la propuesta. ¿Fue correcto el comportamiento del project manager en la primera instancia cuando el cliente solicitó actualización? "Sí" y "No", "Sí" en caso de que la decisión fue tomada con criterio comercial, sin embargo "No" desde el punto de vista de la gestión. En mi opinión lo correcto sería fijarle con el cliente un marco básico de alcance y en base a la estimación aceptada desarrollar las modificaciones en formato Change Requests que deberían ser estimados de forma independiente del core de proyecto. Asimismo favoreceríamos la claridad, modularidad del proyecto así como la gestión.