Aparte de las dificultades habituales de cualquier proyecto y bajo un inocente velo de transparencia, a veces el equipo de gestión se empeña en trasladar a los miembros del equipo de producción (desarrollo, fabricación, construcción, etc.) toda la información de la que dispone a medida de que le va llegando lo que puede crear en los participantes preocupaciones innecesarias, si los datos no se distribuyen de forma adecuada. Transparencia como política de gestión, sin ninguna duda, es algo positivo pero introduzcamos una variable más – la llamada "need to know". Un criterio para decidir quién debe saber qué y para qué. En los equipos cada uno sabe exactamente el labor que le corresponde (o por lo menos debería). Es el rol de del Project Manager y sus asociados decidir a quién se le debe proporcionar la información, de qué manera y con qué fin. Es allí Donde entra en el juego la matriz de comunicaciones, un documento "vivo" que muestra cómo debería fluir la información en el proyecto. Complicaciones a nivel político, quejas, comentarios de clientes o proveedores deben ser previamente evaluados y dirigidos de forma controlada a los que necesitan y pueden actuar en beneficio del proyecto al disponer de la información.

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